Invoice Management | Service in der Business Processing Cloud

Die Business Processing Cloud bietet mit dem Service Invoice Management (SaaS) eine Lösung für die Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses. Dies umfasst die OCR und eine AI-basierte Dateninterpretation, zudem das Matching mit z. B. Kreditorenstammdaten und viele weitere Funktionen. Selbstverständlich werden z. B. X-Rechnungen, ZUGFeRD und per E-Mail eingehende PDF-Invoices verarbeitet. Die agile Konfiguration von Freigabe- und Klärungsworkflows trägt zu einer zügigen Implementierung bei. Eine Service Interface-Matrix sorgt für eine sichere Anbindung von SAP, MS Dynamics, DATEV und anderen ERP-Systemen. Ihre IT-Ressourcen haben die Transparenz über das Projekt und den Betrieb und müssen dafür nur sehr wenig Zeit aufbringen: Ein weiterer Vorteil von Software as a Service (SaaS). So können Sie die Automatisierung des Geschäftsprozesses kostengünstig und schnell realisieren und damit einen wichtigen Beitrag für die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen leisten.

Die hohe Automatisierung des Prozesses zur automatischen Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und die intuitive Bedienung der Business Processing Cloud sorgen unmittelbar für eine produktiven Nutzung. Als Software-as-a-Service (SaaS) ist die Business Processing Cloud  flexibel skalierbar. Die Nutzung wird auf Basis des tatsächlich verarbeiteten Rechnungsvolumen berechnet (pay-per-use).

Invoice Management in der Business Processing Cloud

Prozessablauf | Invoice Management in der Business Processing Cloud

Initiieren des Vorgangs

Eingang der Dokumente. (Scan, PDF, E-Mail, X-Rechnung…)

OCR & Dateninterpretation

Einzelzeichenerkennung & Dateninterpretation. 

Prüfung & Ergänzung

Validierung der Daten.

Workflow: Klärung & Freigabe

Sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe z. B. bei Preisdifferenzen oder Mengendifferenzen. 

ERP-Integration

Exportieren der Vorgänge in ERP-Systeme wie z. B. SAP, DATEV, Dynamics etc.

Funktionalitäten:

Erfahren Sie mehr über die Funktionalitäten unseres Service Invoice Management, welche Ihnen als Software as a Service innerhalb der Business Processing Cloud zur Verfügung stehen.

Dateneingang

Für den Dokumenteneingang stehen multiple Eingangskanäle wie eine Rest-API-Schnittstelle, eine SFTP-Anbindung, sowie der Rechnungseingang mittels E-Mail und einem Direkt-Upload via Drag-and-drop zur Verfügung. Die genannten Schnittstellen REST-API und SFTP, dienen zudem für die Übertragung der Stamm- oder Bewegungsdaten in die Business Processing Cloud.

AI-basierte Datenerkennung und Rechnungsprüfung

OCR-Erkennung und Dateninterpretation der Eingangsrechnungen mittels künstlicher Intelligenzen. Automatisierter Abgleich der Rechnungsdaten mit den in der Business Processing Cloud via Upload hinterlegten Lieferantenstammdaten. Den Sachbearbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung stehen viele Werkzeuge zur Verfügung. Zum Beispiel „Single-Click-Entry“ zur Übernahme von Rechnungsinformationen per Mausklick aus dem Rechnungsdokument und Prüfungen nach §14 UStG.

automatische Kontierung

Die durch die kreditorischen Sachbearbeitenden oder Rechnungsfreigebenden durchgeführte Kontierungen führen durch Lernverfahren zu automatisierten Kontierungsvorschlägen. Zudem kann eine regelbasierte Zusteuerung von Sachkonten anhand eines Regelwerks hinterlegt werden.

flexible Gestaltung der Freigabeprozesse

Ein- oder mehrstufige Freigabeprozesse können flexibel auf einer grafischen Oberfläche, angelegt werden. Bei den Freigabeprozessen können optional definierte Kreditoren den zuständigen Sachbearbeitenden zugeordnet werden.

Bereitstellung der Buchungsdaten

Die Integration der Rechnungsbuchung kann flexibel auf die Anforderungen des ERP-Systems angepasst werden. Es stehen vordefinierte Buchungsformate für z. B. DATEV, Microsoft und SAP zur Verfügung. Vorgangsprotokolle und Metadaten der einzelnen Rechnungsvorgänge werden für die Archivierung bereitgestellt.

Reporting

Mit dem Reporting des Invoice Management Service besteht Transparenz über ausstehende Freigaben oder den Bearbeitungsstatus einzelner Rechnungsvorgänge.

Customizing des Invoice Management Services

Administratoren, inhouse-Consultants oder unsere Consultant haben die Möglichkeit, den Service Invoice Management zu verwalten: Einstellungen wie das User- und Rollenmanagement und vieles mehr. Durch eine best practice Implementierung stehen „von Null auf Hundert“ umfassende Funktionalitäten für einen professionellen, automatisierten Geschäftsprozess zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen zur Verfügung.